Public services and institutions · Understand tax returns and apply for eligible allowances.
Keeping Payslips and Annual Statements
Sources checked on
Beta version: the content and translations are still being reviewed. Check official sources before making decisions about your exam.
If you are employed, you will usually receive a payslip (loonstrook) with each payment. This shows how much you have earned and which amounts have been deducted. The gross wage (brutoloon) is your pay before deductions. The net wage (nettloon) is the amount usually paid into your bank account. The difference can be due to various deductions, such as wage tax and social security contributions. Also pay attention to the number of hours worked and compare your payslip to your employment contract.
At the end of each calendar year, your employer will give you an annual statement (jaaropgave). This document summarises all the amounts for the entire year, including your wages and the wage tax that was withheld. You may need the annual statement when you submit your income tax return or make a formal application. If you have had more than one employer, you will usually receive a separate annual statement from each one. Keep these statements together with your other important financial documents in a place where you can easily find them again.
Sometimes, you may not need your annual statement until several years later. For individuals, there is no general legal obligation to keep their financial records. Nevertheless, it is wise to keep your annual statements and key supporting documents for at least five years: the Belastingdienst (Dutch Tax Administration) may ask questions about previous years. If you receive documents digitally, make a safe copy and protect access to them.
Check your payslip or annual statement as soon as you receive it. If the name, period, hours or amounts are not correct, ask your employer to explain or correct them. Keep any explanations you receive as well. A payslip is more than just proof of payment: it helps you understand how your income is calculated and provides details you may need again in the future.
Check your understanding
What is the difference between a payslip and an annual statement? Show answer
A payslip shows one pay period; an annual statement summarises the entire year.
Keep the annual statement for tax matters.
You are an employee and want to know what you actually receive in your bank account. Should you look at the gross or the net wage? Show answer
At the net wage.
Gross is the amount before deductions.
Is it a legal obligation to keep your annual statement for five years as a private individual? Show answer
No. But keeping it for at least five years is wise.
The Belastingdienst may ask questions about earlier years.
Sources: zoek.officielebekendmakingen.nl · stcrt 2024 15802.html · business.gov.nl · payslip · rijksoverheid.nl · hoe lang moet ik mijn financiele administratie bewaren
Original Dutch text
Loonstrook en jaaropgave bewaren
Wie in loondienst werkt, krijgt meestal bij iedere betaling een loonstrook. Daarop staat hoeveel je hebt verdiend en welke bedragen zijn ingehouden. Het brutoloon is het loon vóór inhoudingen. Het nettoloon is het bedrag dat meestal op je rekening komt. Het verschil kan onder meer komen door loonheffing en bijdragen. Kijk ook naar het aantal gewerkte uren en vergelijk de strook met je contract.
Een jaaropgave krijg je na afloop van een kalenderjaar van je werkgever. Daarop staan de bedragen van dat hele jaar, zoals je loon en de ingehouden loonheffing. Je kunt de jaaropgave nodig hebben voor je aangifte inkomstenbelasting of een aanvraag. Had je meerdere werkgevers, dan krijg je meestal van ieder een eigen jaaropgave. Bewaar ze samen met andere belangrijke financiële documenten op een plek die je terug kunt vinden.
Soms heb je een jaaropgave pas jaren later weer nodig. Voor particulieren bestaat geen algemene wettelijke bewaarplicht voor hun financiële administratie. Toch is het verstandig om de jaaropgave en belangrijke bewijsstukken minstens vijf jaar te bewaren: de Belastingdienst kan over eerdere jaren vragen stellen. Maak bij digitale documenten een veilige kopie en bescherm de toegang.
Controleer een loonstrook of jaaropgave zodra je die krijgt. Kloppen naam, periode, uren of bedragen niet, vraag je werkgever om uitleg of een correctie. Bewaar ook de uitleg die je ontvangt. Een loonstrook is meer dan een betalingsbewijs: hij helpt je begrijpen hoe je inkomen is berekend en geeft je gegevens die je later opnieuw nodig kunt hebben.
Controleer wat je weet
Wat is het verschil tussen loonstrook en jaaropgave? Toon antwoord
Een loonstrook toont een betaalperiode; een jaaropgave vat het jaar samen.
Bewaar de jaaropgave voor belastingzaken.
Je bent werknemer en wilt zien wat je echt op je rekening krijgt. Kijk je naar bruto of netto? Toon antwoord
Naar nettoloon.
Bruto is het bedrag vóór inhoudingen.
Is vijf jaar bewaren van je jaaropgave als particulier een wettelijke plicht? Toon antwoord
Nee. Maar minstens vijf jaar bewaren is verstandig.
De Belastingdienst kan over eerdere jaren nog vragen stellen.